NextCloud+Office Online: все «за» и «против» в организации работы сотрудников с файлами для
компании малого и среднего бизнеса

Nextcloud – облачная платформа для хранения данных. Вы наверняка сталкивались с ее аналогами: Google Диск, MS OneDrive, Яндекс.Диск и другими облачными хранилищами данных. Будучи наименее популярным сервисом из всех перечисленных, Nextcloud обладает рядом достоинств, благодаря которым мы сами пользуемся этой системой более года и предлагаем ее большинству наших клиентов в качестве оптимального решения. У любой компании свои бизнес-задачи при организации файлового хранилища: кому-то важно иметь доступ из любой точки мира и даже работать с файлами offline, кому-то необходима возможность одновременного редактирования файла командой удаленных сотрудников, для третьих важнее всего информационная безопасность и контроль доступа, приоритет четвертых - недорогое решение и возможность быстро развернуть/свернуть систему при переезде или запуске новых офисов и т. д.

Из всего пула поступающих бизнес-запросов мы выбрали наиболее популярные среди наших клиентов:

• 1. Функциональность

  Как любой уважающий себя облачный сервис, Nextcloud позволяет хранить информацию, обмениваться ей, синхронизировать данные с другими пользователями. Помимо стандартного набора утилит, Nextcloud располагает каталогом бесплатных надстроек, которые значительно расширяют «коробочный» функционал: календарь и список задач, совместное редактирование документов, корпоративный чат, почтовый клиент и так далее. Все вышеперечисленные функции работают также и на мобильных устройствах, что делает Nextcloud незаменимым бизнес-инструментом при разъездной работе сотрудников и руководителей.

• 2. Приватность

  В отличие от всех распространенных облачных хранилищ, Nextcloud позволяет задействовать ваши собственные серверные мощности. Вы можете развернуть вашу личную базу данных на любом физическом сервере вместо того, чтобы арендовать дисковое пространство в крупных дата-центрах. Согласитесь, это обеспечивает беспрецедентный уровень приватности. Никакие интеллектуальные алгоритмы не смогут получить доступ к вашим файлам и контактам, анализировать вашу активность и отслеживать конкретные действия. Поэтому, если вы не желаете предоставлять регулярные отчеты владельцам этих дата-центров и делиться с ними своими бизнес-секретами, Nextcloud – ваш выбор.

• 3. Полный контроль

  Nextcloud предлагает не дисковое пространство, а лишь оболочку и алгоритмы взаимодействия с информацией. Поэтому заботы по организации и настройке сервера ложатся на плечи системных администраторов. В итоге вы получите вашу собственную, надежно защищенную, базу данных, управление которой доступно только вам. Все, что требуется взамен, это тщательная первичная настройка и грамотное управление хранилищем.

  Основное преимущество для владельца бизнеса: вы - единственный и полноправный хозяин своего сервера, никакая третья сторона не сможет «отключить» вашу компанию от базы данных за просроченный платеж или по собственному усмотрению (помните, как у нас на несколько дней по политическим соображениям отключали Google?). Системный администратор обладает полной свободой по настройке и кастомизации Nextcloud. Его возможности ограничены лишь воображением и прикладными навыками. Причем вся эта сложность и комплексность видна исключительно системному администратору. Для рядового пользователя никаких сюрпризов и неожиданностей не припасено: интерфейс лаконичен и интуитивно понятен, а правила пользования определяет сам владелец бизнеса: как захотите организовать свое облако и доступ к нему, так и будет.

• 4. Пространство для креатива

  Здесь мы с вами подходим к еще одному важному достоинству Nextcloud. Дело в том, что это opensource проект, его исходный код выложен в открытый доступ. Соответственно, профессиональное сообщество принимает активное участие в развитии приложения. Постоянно публикуются новые надстройки, а само приложение получает регулярные обновления, расширяющие без того богатый функционал. Благодаря этому можно создавать собственные решения под свои уникальные задачи и требования. Для арендаторов дискового пространства это непозволительная роскошь, ведь приходится держать в голове лицензионное соглашение и внутренний регламент третьей стороны, с которой вы заключаете договор аренды. Иными словами, только Nextcloud позволяет создать ваше собственное хранилище, работающее именно по тем сценариями, что вы предусмотрели. Настроить и переписать можно практически все. Самое главное – найти системного администратора с прямыми руками и горячим сердцем.

• Задача

  Команда IQITO переехала на Nextcloud более года назад, а вместе с ней – большинство сопровождаемых клиентов. Основное неудобство, с которым мы столкнулись - невозможность совместного редактирования документов MS Office в режиме реального времени. Платформа поддерживает множество различных редакторов текстов и таблиц, но отсутствие привычного интерфейса от Microsoft вызывало дискомфорт, равно как и необходимость экспорта/импорта файлов. Кроме того, смена форматов могла внести искажения в документы, в некоторых случаях они требовали дополнительных правок. С чем-то подобным вы могли сталкиваться при работе с Google-документами: несмотря на то, что их функционал практически идентичен тому, что предлагает пакет MS Office, на деле приходится работать с другими интерфейсами и другими форматами. Привыкание требует времени, а постоянная «перегонка» файлов превращается в рутину. Возникла необходимость в интеграции Nextcloud с пакетом классических офисных приложений.

• Реализация

  К счастью, нам удалось решить эту проблему. Изучив стек существующих решений, находящихся в открытом доступе, мы обнаружили, что интеграция с OOS уже была реализована для заказчиков корпоративного сегмента. Однако разработчики пошли по пути внесения изменений в сам движок, поэтому интерфейс для редактирования документов отличался от привычного всем Office.

  Мы же разработали приложение, которое является связующим звеном между Nextcloud и OOS, и при этом не затрагивает внутренний код Nextcloud. Для нашего решения мы использовали открытый протокол WOPI, предназначенный для интеграции Office Online с кастомными приложениями.

  Началось все с того, что на нашем сервере было развернуто тестовое приложение для того, чтобы выяснить, какие возможности взаимодействия с OOS в целом реализуемы и работают. За этим последовала функциональная разработка приложения: аутентификация (доменная) пользователей, просмотр документов в OOS, редактирование документов в OOS, массовое (многопользовательское) редактирование документов.

• Результат

  Теперь в Nextcloud документы форматов Word, Excel и PowerPoint можно совместно открывать и редактировать в интерфейсе MS Office Online. Изменения сохраняются как вручную, так и автоматически благодаря поддержке функции автосохранения. В октябре 2019 наше приложение было опубликовано вместе с исходным кодом на GitHub: https://github.com/roscomputing/nextcloudwopi
  В итоге, у нас получилось интегрировать Nextcloud с MS Office Online, и, отныне, совместная работа с документами стала проще и комфортнее не только для клиентов IQITO, но и для всех, кто решил воспользоваться нашей разработкой.

А теперь сравним возможности Nextcloud с другими популярными облачными сервисами.

Что мы видим? При масштабировании бизнеса Nextcloud не требует дополнительных инвестиций, так как подключение новых пользователей бесплатно, а расширение объема хранилища за счет покупки накопителей гораздо рентабельнее с учетом относительной дешевизны последних. Вы платите не за аренду, а за железо, которое останется с вами на долгие годы. Все стандартные функции файлового хранилища поддерживаются, имеется библиотека расширений.

Единственное, Nextcloud проигрывает остальным сервисам в простоте и скорости интеграции, ведь они, как правило, предлагают уже готовую инфраструктуру в отличие от Nextcloud. Если нужен мгновенный результат – нет смысла возиться с настройкой. Она так или иначе потребует определенного количества времени. Плюс вам понадобится толковый системный администратор, если вы сами не являетесь таковым.

В следующей таблице указана стоимость и сроки организации базы данных на платформе Nextcloud силами IQITO, чтобы заранее вас сориентировать.

Возможны дополнительные опции, для каждого клиента они уникальные (например, интеграция с Active Directory, миграция данных с другого сервиса, обучение пользователей и прочее). И... это практически вся экономика проекта.

Если у вас есть свой собственный сервер или хотя бы компьютер, который вы готовы выделить для этих целей, то после первоначальной настройки вам и вовсе не придется ни за что платить. Разве что докупить жесткий диск, когда объемы хранимой информации вырастут. Если хотите все администрировать самостоятельно – обучим вас или ваш персонал всем хитростям, которые знаем.

Заходите к нам в гости на https://iqito.ru, чтобы познакомиться поближе. Команда IQITO решает практически любые задачи, относящиеся к IT-поддержке и системному администрированию.

А по адресу https://roscomputing.com живут наши родители с еще большим спектром компетенций по разработке и внедрению сложных IT-решений.

Что же получается? Nextcloud – перспективная облачная платформа, основные достоинства и недостатки которой так или иначе связаны с администрированием. Освоить настройку с нуля и не наделать при этом ошибок будет нелегко, но для этого существует IT-специалисты IQITO, которые обкатали бизнес-решение на себе и могут оперативно настроить под запросы вашей компании, адаптировав систему под ваши бизнес-процессы по работе с файлами. Ведь грамотные технические специалисты смогут настроить систему именно так, как вы хотите, реализовав необходимый вам функционал. Среди известных нам аналогов Nextcloud нет другой системы, которая позволяла бы изменять и настраивать буквально все, обладая при этом столь широким набором функций.

Одним из достоинств Nextcloud является отсутствие ежемесячных платежей, включая аренду серверов, доступ к администрированию, платные аккаунты пользователей, платные приложения, поэтому затраты на содержание облака не вырастут вместе с оборотами вашего бизнеса, так как вы с самого начала сможете планировать их и регулировать самостоятельно. Но, самое главное, несравнимо высокая степень приватности. В современных реалиях все больше клиентов апеллируют к этой ценности: кто, как не вы, должен быть полноправным хозяином ваших данных.

P.S.: Если у вас возникли вопросы, идеи или желание попробовать Nextcloud в качестве платформы для хранения данных – обязательно свяжитесь с нами! Мы умеем реализовать многое из ваших IT-желаний и обязательно поможем вам с решением задач, связанных с системным администрированием.